学会・講演会の裏側｜医療業界の営業がやっていた「裏方」の仕事【15年の体験談】

前回は医療業界の営業の「ある1日」を時系列で書きました。今回はその続きとして、ふだんの訪問とは少し毛色の違う「学会・講演会の裏側」を、15年やってきた体験から振り返ってみます。職種が特定されないようところどころぼかしていますが、当日の空気感だけは、できるだけお伝えします。

• そもそも「講演会」って、誰のための場なのか
• ひとくちに「講演会」といっても、運営は3パターンある
• 本番の何日も前から始まっている、地味な準備
• 当日の朝、会場で私が動き出す
• 本番中、私は客席のいちばん後ろにいる
• 終わってからが、いちばん大事だったりする
• まとめ：派手な舞台ほど、裏は地味でできている

それが、見ているだけの日なんてほとんどなくて（笑）。本番より、その前後のほうがずっと忙しいんです。順番にお話ししますね。

そもそも「講演会」って、誰のための場なのか

最初に少しだけ前提の話です。医療の世界では、専門職の方どうしが知識を共有したり、最新の情報を学んだりする勉強の場が、定期的に開かれます。大きなものは「学会」、もう少し小さな範囲で開かれるものは「講演会」や「セミナー」と呼ばれたりします。規模も雰囲気もそれぞれ違いますが、共通しているのは「学びの場」であること。そして、どの場でも私の立ち位置は変わりませんでした。

言葉だけだと分かりにくいので、ざっくりとした違いを表にしてみます。

規模も雰囲気もそれぞれ違いますが、どの場でも主役は、登壇して話す先生と、それを聞きにくる専門職の方々です。私はその場の主役ではありません。あくまで、学びの場が滞りなく進むように裏で支える役回り。これが大前提でした。だから当日も、目立たないように、でも何かあればすぐ動けるように、という立ち位置で過ごします。

ちなみに、こうした場の運営には、業界として守るべきルールがいろいろあります。何ができて何ができないかの線引きはかなり厳格で、そのルールを正しく理解しておかないと開催自体できませんし、後からルール違反だったとわかると非常に面倒なことになるので上司へ確認しながら進める必要がありました。

ひとくちに「講演会」といっても、運営は3パターンある

ここまで「講演会」とひとくくりに書いてきましたが、運営する側の負担という意味では、実は大きく3つのパターンに分かれます。同じ「裏方」でも、楽な日とそうでない日の差がとても大きいのが正直なところでした。

表のとおり、外部の主催者や配信業者が入ってくれる①②は、運営まわりをお任せできるぶん、私たちは先生方の対応や受付・ご案内に集中できます。正直、これはかなり助かりました。一方で、自分たちだけで全部を回す③は、別格の大変さでした。会場の手配から、登壇いただく先生の交通や宿泊の段取り、当日の会場レイアウト、オンライン配信の設定、さらには集客まで、すべてが自分たちの肩にかかってきます。これを何ヶ月も前から、先生方と打ち合わせを重ねながら、ひとつずつ詰めていくわけです。

いまでも忘れられないのが、ある専門職の団体さん向けに、この③のスタイル（業者なし）で開いた会です。参加された先生の資格更新に必要な単位の申請設定まで、こちらで用意する必要がありました。さらに当日、登壇予定の先生から急に「一方的に話すより、参加者と話し合うディスカッション形式にしたい」とご要望が。急いでパソコンとマイクの配置を組み替え、配信の設定をやり直し……冷や汗をかきながら、なんとか開演に間に合わせました。

この分野の先生方は、細部にとても丁寧で、当日その場で「こうしてほしい」とご要望をいただくことも珍しくありません。だからこそ、前の章で書いた「想定外を想定しておく」準備が効いてくるんです。あのときのバタバタは、いま思い出しても手に汗を握ります。それでも無事に終えられたときの達成感は、③ならではのものでした。

本番の何日も前から始まっている、地味な準備

講演会の仕事は、当日に始まるわけではありません。むしろ本番までの何日も前から、準備の8割は終わっているべきものでした。当日になって慌てるようでは失格で、「本番は答え合わせの場」くらいの気持ちで臨むのが、私のなかの理想形でした。

まずは会場の手配や下見です。何人くらい入るのか、スクリーンやマイクは問題なく使えるか、当日の動線はどうなるか。地味ですが、ここを詰めておかないと本番でかならず何かが起きます。私自身、準備万端！OKOK！と思っていた矢先に先生のパソコンのスライドが写らず、冷や汗をかいた経験があります。いくら準備しても何かが起こるのが本番です・・・。

そして当日に配る資料の準備。内容に間違いがないか、表記は適切か、何度も見直します。医療に関わる情報は、ひとつの数字や言い回しがとても重い意味を持つので、ここのチェックは本当に神経を使う作業でした。「これで大丈夫」と思ってから、もう一回見る。その上で社内のチェックを受ける。そのくらい慎重で、私たちも進めていました。

当日、会場で私が動き出す

本番当日は、開始の数時間前に会場へ入ります。配信や受付の準備をして、椅子の並びを整えて、機材の最終チェックをする。お越しくださる先生方をお迎えする準備を、開場までに静かに済ませておきます。

準備はいくら済ませてもソワソワです。どれだけ準備しても「想定外」はゼロにならないからです。マイクの電池、急な人数の増減、登壇される先生の到着時間。想定外を想定しておくのが、裏方の腕の見せどころでしたが、何度もその場で冷や汗をかきながら対応するだけでしたね。

下の表は、講演会1回にまつわる、おおまかな段取りをまとめたものです。本番の数時間のために、これだけの工程が動いていました。

本番中、私は客席のいちばん後ろにいる

いざ本番が始まると、私の定位置は、たいてい客席のいちばん後ろでした。全体を見渡せて、何かあればすぐ動ける場所です。

後ろから見ていると、いろいろなことに気づきます。聞いている方が大きくうなずいた瞬間、メモを取る手が一斉に動いたところ。逆に、少し空気がゆるんだ場面。「いまの話は響いていたな」というのが、後ろ姿からなんとなく伝わってくるんです。

同時に、気を配ることはいくつもありました。マイクが途切れたり画面が暗くなったりすればすぐ予備の機材に差し替える。後方の席で資料が手元に無さそうな方がいれば、そっと追加で配りにいく。進行が押していないか、巻きすぎていないか、時計とにらめっこしながら、合図役の人と目線で連携する。表向きは静かに座っているだけに見えても、頭のなかは常にフル回転でした。

本番中の数時間は、いちばん気が抜けない時間です。何ごともなく終わったときはホッとしました（あまりありませんでしたが……）。逆に言えば、何も起きなかった日ほど、裏ではたくさんの「未然に防いだ何か」があったということでもあります。

終わってからが、いちばん大事だったりする

講演会は、終わったら解散——ではありません。むしろ終わってからが、次につながるいちばん大事な時間でした。

会場の片づけをして、お越しくださった方々をお見送りする。そのあと、自分のなかで必ず振り返りをします。今日の進行で詰まったところはなかったか、次にやるならどこを変えるか。この振り返りをノートに残しておくと、次の機会の準備がぐっと楽になりました。地味ですが、この積み重ねが数年後の自分とチームを助けてくれます。

参加いただいた先生方の学びが、その先の現場で誰かの役に立てば、これほど良い会はありません。もちろん、会社としての目的もそこにはあるのですが、それでも「来てよかった」と思ってもらえる場をつくれたときは、純粋にうれしかったです。

「達成感」みたいなものは、いまブログを書いていても、ときどき思い出します。読んでくれた誰かの小さな反応が、見えない準備を一気に報わせてくれる。働く場所は変わっても、自分が嬉しいと感じるツボは、案外変わらないものなのかもしれません。だからこそ、表に出ない地味な積み重ねを、これからも大事にしていきたいと思っています。

こうして文章にしてみると、講演会の仕事は、ふだんの営業の1日と本質は同じです。表で数分話すために、裏で何時間も準備する。前回書いた医療業界の営業の「ある1日」と同じ構造です。場所が会場に変わっただけで、「地味な準備の積み重ねでしか信頼は生まれない」という芯は、どこへ行っても変わりません。

そうなんです。ブログも実は同じで、表に出る1記事の裏に、地味な下調べが積み上がっています。準備が9割、という感覚はどの世界でも変わらないですね。

このシリーズでは、医療業界15年で出会った、忘れられない先生たちの話や、15年で気づいた「会社依存」の怖さも書いています。仕事を通して感じてきたことを振り返ると、学びの多い15年だったと改めて思います。よかったらあわせて読んでみてください。

※本記事は、特定の企業・職種・取引先・製品が分からないよう、内容をぼかして書いた個人の体験談です。医療や健康に関する判断は、必ず専門家にご相談ください。

朝5時ごろに、新しい記事を更新しています。よかったらブックマークして、また読みにきてくださいね。